- Le guide de l’ICO exige une recherche adéquate des données personnelles dans les systèmes d’archivage et de sauvegarde ; la récupération des données supprimées n’est pas obligatoire.
- Le délai d’accès est suspendu en cas de demandes de précisions justifiées ; les copies d’e-mails ne sont nécessaires que si le contenu est concerné.
L’ICO, l’autorité de contrôle anglaise, a publié un rapport détaillé sur l’utilisation de l’argent du contribuable. Guide sur le traitement des requêtes des personnes concernées publié.
Le guide contient également des explications sur les efforts que les entreprises doivent fournir pour la mise en œuvre de la politique de l’égalité des chances. Recherche des données personnelles de la personne concernée sont attendus :
- Données en Systèmes d’archivage et de sauvegarde doivent en principe faire l’objet d’une recherche, même si les possibilités sont plus limitées que pour les systèmes de production (des exceptions peuvent toutefois être prévues dans la législation de transposition, comme par exemple dans la loi sur la protection des données). § 34 paragraphe 1, point 2, de la loi allemande sur la protection des données). En revanche, une entreprise n’est pas tenue de tenter de récupérer des données effacées (ce qui se répercute sur la notion d’effacement, car l’effacement doit uniquement avoir pour conséquence que les données personnelles ne peuvent pas être récupérées dans les circonstances données ; une possibilité théorique de récupération ne nuit pas – une demande d’information n’influence pas ce standard si une récupération n’est pas exigée).
- Sur E‑mailsSi une recherche donne 2000 e‑mails dont la personne concernée était en copie, il suffit d’envoyer une communication correspondante sans copie des e‑mails. Mais si le contenu des e‑mails se rapporte également à la personne concernée, celle-ci a droit à une copie (éventuellement expurgée). Ce que l’OIC n’aborde pas, c’est la question de savoir dans quelles circonstances un collaborateur a le droit d’obtenir une copie de ses courriels ; voir à ce propos Berlin; LG Cologne; LG Heidelberg; et Hesse; cf. également l’arrêt A3/2015/3077 de la Cour d’appel anglaise du 16 février 2017 concernant le caractère disproportionné de l’effort).
Il est également intéressant de confirmer que les Délai d’information en cas de demandes de précisions justifiées de la part du responsable auprès de la personne concernée sur l’objet exact d’une demande de renseignements :
Cela signifie que vous n’avez pas besoin de fournir à l’individu une copie des informations, ou de toute information supplémentaire que vous ne pouvez raisonnablement fournir, à moins que vous n’ayez obtenu des éclaircissements.