La LTrans prévoit un droit d’accès général aux documents officiels de l’administration (art. 6 LTrans). Si une autorité refuse l’accès à des documents demandés, elle doit motiver sommairement sa décision (art. 12 LTrans). Dans les 20 jours suivant cette prise de position ou à l’expiration du délai prévu à cet effet, un recours peut être déposé auprès du PFPDT. Demande de médiation (art. 13 et s. LTrans). Sur le Procédure de conciliation la PA n’est pas applicable. L’organisation incombe donc en grande partie au PFPDT, qui peut par exemple renoncer à une audience de médiation et doit émettre une recommandation dans un délai d’ordre de 30 jours (art. 14 LTrans). Le demandeur peut ensuite exiger une décision de l’autorité, qui peut faire l’objet d’un recours devant le TAF (art. 15 et 16 LTrans).
Afin d’accélérer la procédure de médiation, le PFPDT mené un essai pilote en 2017pour lequel
Demandes de médiation majoritairement en Négociations de conciliation avec les personnes et les autorités concernées. En cas de non-accord, seule une recommandation sommairement motivée doivent être adoptées. Les procédures directement écrites ne devraient plus être utilisées que dans des cas exceptionnels.
Le PFPDT a maintenant évalué cet essai. Les procédures de médiation ont ainsi pu être fortement accélérées :
| Durée de traitement en jours | 2014 à août 2016* | Phase pilote 2017 |
| dans les 30 jours | 11% | 59% |
| entre 31 et 99 jours | 45% | 37% |
| plus de 100 jours | 44% | 4% |
La part des solutions à l’amiable a également augmenté, passant de 40% (2013−2016) à 60%. Une enquête auprès des participants aux négociations de conciliation indique que la qualité des négociations de conciliation est perçue comme à peu près identique (note moyenne de 4,35 (2017) contre 4,4 (2014), avec un maximum de 5).
Au final
le préposé transpose le projet pilote dans l’exploitation ordinaire. Les mesures mises en place avec succès (procédure majoritairement orale, motivation sommaire des recommandations, procédure écrite uniquement dans des cas exceptionnels) sont intégralement maintenues pour la conduite des procédures de conciliation. Les adaptations aux nouveaux développements et aux nouvelles connaissances restent bien entendu réservées.