Das Landgericht Köln hat in einem Teilurteil vom 18.03.2019 (26 O 25/18) über den Umfang des Rechts auf Kopie als Teil des Auskunftsrechts von Art. 15 DSGVO entschieden – ein derzeit intensiv diskutiertes Thema, weil Auskunftsbegehren dem Wortlaut nach einen sehr breiten Anwendungsbereich haben und gerade im Arbeitsverhältnis ggf. auch E‑Mail-Korrespondenz, aber auch Daten wie Passwortwechsel oder Ein-/Aus-Badge-Daten zu umfassen drohen. Weitere Angaben dazu finden sich in Beiträgen von Tim Wybitul und Carlo Piltz.
Vor diesem Hintergrund ist das Teilurteil des LG Köln begrüssenswert.
- Es hält zunächst zwar fest, dass das Auskunftsrecht umfassend ist:
“bezogen auf die gespeicherten bzw. verarbeiteten personenbezogenen Daten. Dies beinhaltet Daten wie Namen oder Geburtsdatum genauso wie jegliche Merkmale, die die Identifizierbarkeit einer Person ermöglichen können, z.B. Gesundheitsdaten, Kontonummer usw. Nach diesen Grundsätzen und auf Grundlage der Erwägungsgründe stellen ärztliche Unterlagen, Gutachten oder sonstige vergleichbare Mitteilungen anderer Quellen ebenfalls “personenbezogene Daten” dar.”
- Es besteht aber dennoch kein Recht auf Aktenkopien:
“Nach der Auffassung der Kammer bezieht sich der Auskunftsanspruch aber nicht auf sämtliche internen Vorgänge der Beklagten, wie z.B. Vermerke, oder darauf, dass die betreffende Person sämtlichen gewechselten Schriftverkehr, der dem Betroffenen bereits bekannt ist, erneut ausgedruckt und übersendet erhalten kann […]. Rechtliche Bewertungen oder Analysen stellen insofern ebenfalls keine personenbezogenen Daten in diesem Sinne dar. Der Anspruch aus Art. 15 DS-GVO dient nicht der vereinfachten Buchführung des Betroffenen, sondern soll sicherstellen, dass der Betroffene den Umfang und Inhalt der gespeicherten personenbezogenen Daten beurteilen kann. Folgerichtig bestimmt Artikel 15 Abs. 3 DS-GVO, dass der Betroffene eine Kopie (lediglich) der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, erhält. Vorliegend hat die Beklagte verschiedene Auskünfte und Informationen erteilt […] und angegeben, dass weitere personenbezogene Daten über die Klägerin nicht gespeichert seien bzw. verarbeitet wurden. Substantiierter Vortrag der Klägerin, welche Informationen seitens der Beklagten darüber hinaus noch verarbeitet worden seien könnten, ist nicht erfolgt.”
Daraus geht deutlich hervor, dass das LG Köln mit Bezug auf den Umfang des Auskunftsrechts zwar von einem weiten Umfang ausgeht; dass Gegenstand der Auskunft und Kopie aber nicht Gutachten und andere Dokumente sind, sondern nur die darin ggf. enthaltenen Personendaten. Das Auskunftsrecht verlangt daher gerade keine Vorlage der betreffenden Dokumente. Die Daten können auch extrahiert z.B. als Excel-Dokument bereitgestellt werden.
Dies entspricht auch der Haltung der bayrischen Aufsichtsbehörde, des BayLDA. Im Tätigkeitsbericht 17/18 hält es fest:
Der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch nach Art. 15 DS-GVO betrifft nach dem Wortlaut von dessen Abs. 1 eine Auskunftserteilung über die personenbezogenen Daten, die vom Verantwortlichen verarbeitet werden. Das bedeutet aber nicht regelmäßig die Herausgabe von allen Dokumenten, E‑Mails etc., in denen z. B. der Name der betroffenen Person und eventuelle weitere Informationen über diese Person enthalten sind. Nach Art. 15 Abs. 3 DS-GVO ist nur eine „Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind“, zur Verfügung zu stellen. Es ist hier jedoch nicht die Rede von Kopien der betreffenden Akten, von sonstigen Unterlagen usw.
Ferner wird deutlich, dass das LG Köln keinen Auskunftsanspruch und damit auch kein Recht auf Kopie bzgl. Daten sieht, die der betroffenen Person – z.B. als Gegenstand von E‑Mails – bereits bekannt sind.