Moti­on RK‑N (22.3004): Digi­ta­le Buch­füh­rung erleichtern

Moti­on RK‑N (22.3004): Digi­ta­le Buch­füh­rung erleichtern

Ein­ge­reich­ter Text

Der Bun­des­rat wird beauf­tragt, die Geschäfts­bü­cher­ver­ord­nung (GeBüV) und wei­te­re dafür nöti­ge Erlas­se anzu­pas­sen, um die Digi­ta­li­sie­rung der Buch­füh­rung zu erleich­tern. Unter­la­gen sol­len ohne digi­ta­le Signa­tur oder ähn­li­chen Ver­fah­ren auf ver­än­der­ba­ren Daten­trä­gern auf­be­wahrt wer­den kön­nen, sofern der Nach­weis des Ursprungs und der Unver­än­dert­heit über die Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ssi­ger Buch­füh­rung nach OR 957ff erbracht wer­den kann. Eine digi­ta­le Signa­tur von Bele­gen oder der Ein­satz ähn­li­cher Ver­fah­ren sol­len frei­wil­lig sein.

Begrün­dung

  • Die GeBüV for­dert in Art. 9 Abs. 1 lit. b in Ver­bin­dung mit Abs. 2 kom­pli­zier­te und nicht KMU taug­li­che Ver­fah­ren zur digi­ta­len Auf­be­wah­rung von Unter­la­gen: Bele­ge sol­len mit einer digi­ta­len Signa­tur und einem Zeits­tem­pel ver­se­hen wer­den, damit die­se auf han­dels­üb­li­chen Spei­cher­me­di­en archi­viert wer­den dür­fen. Das gefor­der­te Ver­fah­ren ist für die mei­sten KMU zu teu­er, zu kom­plex und zu ris­kant. Die Umset­zung kostet meh­re­re zehn­tau­send Fran­ken. Nur ganz weni­ge KMU sind finan­zi­ell, orga­ni­sa­to­risch oder tech­nisch in der Lage, einen sol­chen Pro­zess nach die­sen Anfor­de­run­gen zu betreiben.
  • Die GeBüV setzt für eine pra­xis­taug­li­che digi­ta­le Archi­vie­rung wesent­lich höhe­re Anfor­de­run­gen als das OR vor­aus. Das OR ver­langt für eine digi­ta­le Archi­vie­rung von Buchungs­be­le­gen kei­ne digi­ta­le Signa­tur und es sind ledig­lich die Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ssi­ger Buch­füh­rung ein­zu­hal­ten. Eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur ist nur dort obli­ga­to­risch, wo die eigen­hän­di­ge Unter­schrift zur Ein­hal­tung der Schrift­form gleich­ge­stellt wird (z.B. OR 14 IIbis).
  • In der Pra­xis (https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/elektronischer-geschaeftsverkehr.html) hat die ESTV die Papier­rech­nung der gescann­ten Papier­rech­nung und der elek­tro­ni­schen Rech­nung gleich­ge­stellt. Die ESTV for­dert kei­ne digi­ta­le Signa­tur in ihren Kon­trol­len. Der Nach­weis des Ursprungs und der Unver­än­dert­heit gilt als erbracht, wenn die Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ssi­ger Buch­füh­rung nach Arti­kel 957 ff OR ein­ge­hal­ten sind. Ande­re Behör­den auch auf kan­to­na­ler Ebe­ne ori­en­tie­ren sich wei­ter­hin an der GeBüV.
  • Die Wider­sprü­che zwi­schen der GeBüV und der Pra­xis ein­zel­ner Behör­den schaf­fen Unsi­cher­heit. Des­halb gehen die mei­sten KMU auf Anra­ten ihrer Treu­hän­der den prag­ma­ti­schen Weg und füh­ren ihre Buch­hal­tung wei­ter­hin zu 100% in Papier­form, weil dies gemäss GeBüV Art. 9 Abs. 1 lit. a beden­ken­los und ohne kom­pli­zier­te Ver­fah­ren mög­lich ist.
  • Eine digi­ta­le Buch­hal­tung wür­de den KMU ein erheb­li­ches Poten­ti­al eröff­nen und damit den Stand­ort Schweiz stärken: 
    • Wür­den Bele­ge digi­tal aus­ge­tauscht, könn­te in der Buch­hal­tung wesent­lich mehr auto­ma­ti­sche wer­den. Dies redu­ziert die Admi­ni­stra­ti­ons­ko­sten erheb­lich und macht KMU wettbewerbsfähiger.
    • Finan­zi­el­le Infor­ma­tio­nen kön­nen anhand digi­ta­ler Bele­ge ein­fa­cher, schnel­ler und prä­zi­ser auf­be­rei­tet wer­den. Die so geschaf­fe­ne finan­zi­el­le Trans­pa­renz erlaubt es, wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen über die Zukunft des KMU auf einer soli­de­ren Zah­len­ba­sis zu fällen.
    • Der Papier­ver­brauch wird redu­ziert und die Umwelt weni­ger belastet.

Stel­lung­nah­me des Bun­des­rats vom 23.2.2022

Schwei­zer Unter­neh­men sind nicht ver­pflich­tet, ihre Buch­füh­rung (inkl. Bele­ge) zu digi­ta­li­sie­ren. Falls ein Unter­neh­men eine digi­ta­le Buch­füh­rung pflegt, so hat es Art. 957 – 958f des Obli­ga­tio­nen­rechts (OR; SR 220) und die Geschäfts­bü­cher­ver­ord­nung vom 24. April 2002 (GeBüV; SR 221.431) zu beachten. 

Die GeBüV ist tech­no­lo­gie­neu­tral for­mu­liert. Das heisst, dass die offe­ne For­mu­lie­rung der Ver­ord­nungs­be­stim­mun­gen tech­ni­schen Neue­run­gen sowie Wei­ter­ent­wick­lun­gen gegen­über nicht ver­schlos­sen ist. Dies sieht man ins­be­son­de­re an den in der Moti­ons­be­grün­dung erwähn­ten Art. 9 Abs. 1 Bst. b Ziff. 1 und 2 GeBüV.

Art. 9 Abs. 1 Bst. a GeBüV lässt elek­tro­ni­sche Infor­ma­ti­ons­trä­ger ohne zusätz­li­che Anfor­de­run­gen zu, wenn sie unver­än­der­bar sind, sprich eine Ver­än­de­rung oder Löschung nicht vor­ge­nom­men wer­den kann, ohne dass der Vor­gang auf dem Daten­trä­ger selbst erkenn­bar ist. Dem­ge­gen­über ver­langt Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV für die Zuläs­sig­keit von ver­än­der­ba­ren Infor­ma­ti­ons­trä­gern unter ande­rem ein tech­ni­sches Ver­fah­ren, wel­ches die Inte­gri­tät der gespei­cher­ten Infor­ma­tio­nen gewähr­lei­stet (Ziff. 1) und, dass der Zeit­punkt der Spei­che­rung der Infor­ma­tio­nen unver­fälsch­bar nach­weis­bar ist (Ziff. 2). Dabei nennt der Ver­ord­nungs­text aus­drück­lich als Bei­spiel digi­ta­le Signa­tur­ver­fah­ren und Zeits­tem­pel. Damit stellt der Ver­ord­nungs­text klar, dass das Ver­wen­den von digi­ta­len Signa­tur­ver­fah­ren nur eine Mög­lich­keit, aber kei­ne zwin­gen­de Vor­aus­set­zung zur Erstel­lung von digi­ta­len Buch­füh­rungs­da­ten ist. Es gibt in der GeBüV somit kei­ne Pflicht zur Ver­wen­dung einer digi­ta­len Signa­tur oder gar einer gere­gel­ten oder qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signa­tur im Sin­ne des Bun­des­ge­set­zes über die elek­tro­ni­sche Signa­tur vom 18. März 2016 (SR 943.03). Wei­ter besteht auch die Mög­lich­keit, Daten auf unver­än­der­ba­ren Infor­ma­ti­ons­trä­gern (Art. 9 Abs. 1 Bst. a GeBüV) zu archi­vie­ren. Als unver­än­der­bar gel­ten bei­spiels­wei­se Daten­trä­ger wie WORM-Medi­en (Wri­te Once, Read Many) oder CD-Rom. Die recht­li­chen Grund­la­gen zu der in der Moti­on erwähn­ten und gelob­ten Pra­xis der ESTV fin­den sich in Art. 122 der Mehr­wert­steu­er­ver­ord­nung vom 27. Novem­ber 2009 (SR 641.201). Die­se Bestim­mung ver­weist für die Auf­be­wah­rung papier­lo­ser Bele­ge auf die Art. 957 – 958f OR und die GeBüV. Es ist aber gera­de die GeBüV, die es gene­rell zulässt, dass elek­tro­ni­sche Buch­füh­rungs­be­le­ge nicht über eine digi­ta­le Signa­tur ver­fü­gen müs­sen, um von den Steu­er­be­hör­den als Grund­la­ge für die Besteue­rung einer Rechts­ein­heit akzep­tiert zu werden.

Ange­sichts des kla­ren Wort­lauts von Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV ist das Ziel der Moti­on bereits erfüllt und eine Anpas­sung der Rechts­grund­la­gen erüb­rigt sich.

Antrag des Bun­des­rats vom 23.2.2022

Der Bun­des­rat bean­tragt die Ableh­nung der Motion.

Der NR hat die Moti­on angenommen.